Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to chętnie wybierana formą działalności. Jest odpowiednia zarówno dla mniejszych, jak i dużych biznesów. Rejestracja nie jest skomplikowana, jednak wyzwaniem może być prowadzenie ewidencji księgowej. Z czym wiąże się prowadzenia sp. z o.o. w praktyce?
Dlaczego warto założyć sp. z o.o.?
Spółka z o.o. jest samodzielnym bytem prawnym, którego działanie reguluje kodeks handlowy. To firma kapitałowa, co oznacza, że w przeciwieństwie do form osobowych, istotą jest tu wyodrębniony majątek, który nie jest powiązany z majątkiem osobistym wspólników. Odpowiadają oni za zobowiązania spółki tylko do wysokości wkładu własnego. Ponadto kapitał zakładowy wynosi jedynie 5000 zł. Ograniczona odpowiedzialność i stosunkowo niskie koszty założenia firmy powodują, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest najchętniej wybieraną spółką kapitałową w Polsce.
Księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością
Nie ma tu dowolności w wyborze formy ewidencji rachunkowej. Przez ustawodawcę został nałożony obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Oznacza to rejestrację wszelkich zdarzeń gospodarczych w księgach handlowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. To skomplikowany system opierający się na zapisie wszystkich operacji na kontach określonych w zakładowym planie kont. Ponadto księgowania muszą być zgodne z polityką rachunkowości przyjętą w przedsiębiorstwie.
Na koniec okresu sprawozdawczego, spółka ma obowiązek przygotować sprawozdanie finansowe, które należy złożyć do sądu rejestrowego (Krajowego Rejestru Sądowego). Dokumentacja zawiera bilans, rachunek zysków i strat, a także wymagane informacje dodatkowe.
Ewidencje i rozliczenia w spółce z o.o.
Spółka z o.o. jest płatnikiem podatku dochodowego CIT, może być zarejestrowana jako płatnik podatku VAT. Firma może zatrudniać pracowników, co wprowadza konieczność prowadzenia ewidencji kadrowo-płacowej oraz stosownych rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym. Zatrudniając więcej niż 25 osób na pełny etat, należy dokonywać rozliczeń z PFRON. Konieczne jest także składanie okresowych informacji do GUS.
Spółka jest zobowiązana prowadzić szczegółową ewidencję: sprzedaży, zakupów, kosztów, składników aktywów, środków trwałych (w tym także tych w budowie), wartości niematerialnych i prawnych oraz powiązanej z nimi amortyzacji lub umorzenia, rozrachunków z odbiorcami i dostawcami towarów i usług, rozliczeń pracowniczych, a także ewidencję przepływów gotówkowych i bezgotówkowych.
Księgowość w spółce – zatrudnić księgowego czy wybrać biuro rachunkowe?
Nierzetelne prowadzenie ksiąg handlowych lub niedopełnienie obowiązków wynikających z ustaw, zagrożone jest wysokimi grzywnami, a nawet karą pozbawienia wolności do lat pięciu. Rodzi to pytanie: czy prowadzić księgowość własnymi siłami, czy zlecić na zasadzie outsourcingu prowadzenie pełnej księgowości przez biuro rachunkowe? Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Z jednej strony zatrudniając specjalistę ds. finansowych, dokumentacja pozostaje do swobodnej dyspozycji osób zarządzających przedsiębiorstwem. Wymaga to jednak powierzenia stanowiska osobie z wysokimi kompetencjami w obsłudze spółek prawa handlowego. Minusem jest wysoki koszt zatrudnienia takiej osoby. Alternatywą jest prowadzenie księgowości sp. z o.o. przez biuro rachunkowe. Za taką opcją przemawia oddelegowanie wielu zadań na zewnątrz i powierzenie ich w ręce ekspertów z dużym doświadczeniem w rozliczaniu spółek działających w różnorodnych branżach. Powierzając prowadzenie ksiąg podmiotowi zewnętrznemu, w którym zatrudnia się specjalistów z dziedziny księgowości, kadr i płac, a także doradców podatkowych – mamy pewność, że nasze zobowiązania zostaną zrealizowane zgodnie z obowiązującymi wymogami prawa.
Narzucony przez prawo obowiązek prowadzenia w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością pełnej księgowości to największa niedogodność tej formy prawnej. Dobrze, że istnieją sposoby, by przekazać te obowiązki podmiotom zewnętrznym, co pozwala skoncentrować się na rozwoju i ekspansji działalności własnej firmy.