Osiąganie zysków z prowadzonej działalności to w praktyce balansowanie pomiędzy tym, co udaje się zarobić na sprzedaży produktów czy usług, a kosztami, jakie trzeba ponieść, żeby ta sprzedaż była w ogóle możliwa. W praktyce koszty pojawiają się przy każdym projekcie – czy to będzie produkcja jakiś towarów czy na przykład świadczenie usług informatycznych albo księgowych. Firma przeważnie ma duży wpływ na ich poziom na wielu etapach, dlatego też warto zadbać o ich optymalizację w celu osiągnięcia jak największych zysków.
Kilka słów o kosztach
Koszty są kluczową sprawą każdego projektu, mającą istotny wpływ na zyskowność prowadzonych działań. Dzielą się one na dwie podstawowe grupy, to znaczy koszty bezpośrednie i koszty pośrednie. O ile w przypadku tych pierwszych są one stosunkowo proste do określenia, to już drugi ich rodzaj często jest pomijany lub niepoprawnie identyfikowany.
Do kosztów bezpośrednich zalicza się wartość wszystkich zasobów bezpośrednio zużywanych do wykonania danego projektu. Przede wszystkim będą to wynagrodzenia pracowników, zarówno zespołu zajmującego się zagadnieniami projektowymi jak też produkcją. Kolejne elementy kosztów bezpośrednich to usługi obce, które zostały nabyte od innych podmiotów, a także energia i materiały zużyte w całym procesie.
O ile koszty bezpośrednie są ściśle związane z realizowanym projektem, to już koszty pośrednie ciężko będzie jednoznacznie do takiego projektu przypisać. Działy wspomagające, czyli zaopatrzenie, księgowość, IT czy administracja, a także infrastruktura wykorzystywana jedynie w pewnej części to najczęściej spotykane koszty zaliczane do pośrednich.
Czym jest alokacja kosztów
Dla prawidłowego rozliczenia kosztów związanych z danym projektem należy uwzględnić nie tylko to, co bezpośrednio jest z tym projektem związane, ale też szereg kosztów pośrednich. Które, jak się niejednokrotnie okazuje, mogą stanowić sporą część całości, a ich pominięcie może spowodować duże rozbieżności w ocenie rentowności. Dlatego też warto, a niekiedy wręcz trzeba zadbać o to, żeby wspomniane koszty w odpowiedni sposób wykazać, a w tym celu konieczne będzie zastosowanie jednej z metod alokacji.
Alokacja kosztów to w największym skrócie zabieg rachunkowy, który polega na dokładniejszym rozbiciu kosztów ogólnych na poszczególne produkty czy projekty. Daje to korzyści na kilku płaszczyznach. Przede wszystkim otrzymuje się znacznie dokładniejszą wiedzę księgową na temat tego, jak koszty pośrednie rozkładają się w ramach całej firmy. Dodatkowo taka wiedza pozwala też na znalezienie najbardziej kosztogennych obszarów i ich ewentualną optymalizację. Z dobrze wykonanej alokacji kosztów będą więc korzystać księgowi, ale też kierownicy projektów i osoby odpowiedzialne za zarządzanie nimi.
Etapy alokacji
Sama alokacja kosztów, bez względu na wybraną metodę, składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest dokładne zdefiniowanie obiektu kosztów, czyli określenie, dla których jednostek organizacyjnych, produktów czy projektów koszty pośrednie mają być dzielone. Żeby można było jednak te koszty dzielić, to trzeba widzieć jakie. To właśnie należy określić w etapie drugim, czyli zidentyfikować wszystkie koszty wspólne i przypisać je do obiektów kosztów.
Dopiero mając zidentyfikowane koszty wspólne i obiekty, na które należy je rozdzielać, można przystąpić do ich alokacji. W rachunkowości stosuje się kilka metod podziału, wybór przeważnie jest uzależniony od potrzeb związanych z zarządzaniem projektem i oczekiwaniami co do możliwości przeprowadzenia niezbędnych analiz. Duże znaczenie dla wiarygodności danych ma dobre określenie podstawy alokacji – to właśnie ona w przybliżeniu pokazuje, w jakim stopniu konkretny obiekt zużywa wspólne koszty.