Nowoczesne systemy monitorujące flotę samochodową w firmach podają na bieżąco coraz więcej informacji i generują coraz bardziej zaawansowane raporty. Dzięki temu zarządzanie tym obszarem działalności firmy staje się nie tylko łatwiejsze, ale przede wszystkim coraz bardziej efektywne. Pośród wielu funkcjonalności oferowanych przez współczesne oprogramowanie tego typu można wymienić szczególnie ciekawą z punktu widzenia przedsiębiorcy. Jest ona o tyle istotna, że według statystyk do tej pory bywała tzw. „piętą achillesową” w obszarze zarządzania flotą w przedsiębiorstwach różnych branż. Chodzi o możliwość „zadbania o samochody i przedłużenia ich żywotności”, czyli monitorowanie stanu technicznego i bieżące usuwanie problemów.
Ograniczone możliwości kontrolowania stanu technicznego pojazdów
Biorąc pod uwagę fakt, że w firmie jeździ zwykle więcej niż jedno czy dwa służbowe auta i że są one często poza terenem firmy, trudno jest na bieżąco kontrolować ich stan techniczny. Poleganie wyłącznie na informacjach od kierowców poruszających się tymi pojazdami bywa zawodne. Niektórzy nie mają na tyle doświadczenia i wiedzy, żeby wyłapać pojawiające się problemy, inni wychodzą z założenia że nie warto pilność stanu technicznego firmowego auta.
Równie istotnym problemem jest brak wystarczających kompetencji osób zajmujących się zarządzaniem flotą formową. Zwykle są to osoby z doświadczeniem w analityce i logistyce, ale bez przygotowania mechanicznego. Trudno oczekiwać od nich osobistego sprawdzania stanu pojazdów i tym bardziej prawidłowego wnioskowania.
Nowoczesne systemy GPS wspomagają monitorowanie stanu technicznego pojazdów
Planując zakup, lub korzystając już z systemów monitorujących samochody służbowe, takich jak WEBFLEET firmy TomTom, warto zaopatrzyć się w system raportujący o stanie technicznym i koniecznych naprawach. Tego typu informacje przydają się nie tylko jako raport o tym, w jaki sposób jest używany dany pojazd, ale są szczególnie potrzebne w przypadku aut z leasingu oraz ogólnie dla celów ubezpieczeniowych. Należy zaznaczyć, że funkcjonalność ta działa w oparciu o podstawowe parametry mierzone standardowo. Dopiero zestawienie wszystkich i ich analiza skutkują wygenerowaniem pożądanych informacji. W skrócie można to przedstawić następująco:
- czujniki zużycia paliwa rejestrują ten parametr w połączeniu z bieżącą prędkością, zmianami biegów i innymi danymi – na tej podstawie generują raport o zależności spalania od zapisanych zmiennych;
- zintegrowanie systemu monitorującego pojazd z czujnikami podłączonymi do elektronicznego panelu pojazdu pozwala przekazywać na bieżąco dane dotyczące awarii sygnalizowanych na pulpicie – niskiego poziomu paliwa, wycieku oleju, przepaleniu żarówek czy zużyciu opon;
- zapis przebiegu samochodu w połączeniu z upływem czasu jest wyznacznikiem terminu koniecznych przeglądów – te informacje można otrzymywać w formie powiadomień mailowych, SMS.
Przeglądy dla floty stają się formalnością
Posiadając we flocie samochody o różnym przebiegu i historii ciężko jest pamiętać o wszystkich terminach – innych dla każdego pojazdu. Zdarzają się zapomnienia i związane z tym komplikacje, co generuje niepotrzebne zamieszanie i dodatkowe koszty. W takiej sytuacji aportowanie stanu technicznego i przypominanie o terminach przeglądów poszczególnych aut zdejmuje znaczną ilość obowiązków z osoby zarządzającej flota pojazdów. Odciążając ją, system nie tylko generuje oszczędności czasu pracy, ale przede wszystkim gwarantuje stuprocentową niezawodność.
Wymienione wyżej oraz inne parametry pozwalają oszacować czas przeglądów i odpowiednio wcześniej powiadamiać o konieczności ich przeprowadzenia. Jednocześnie, dzięki bieżącemu usuwaniu awarii i znacznej poprawie dbałości o pojazdy wyniki przeglądów przestają zaskakiwać, stając się raczej formalnością do odhaczenia.
Inspirowane: https://www.webfleet.com/pl_pl/webfleet/