Księgę inwentarzową możemy spotkać również pod pojęciem ewidencji środków trwałych. Jest ona dokumentem niezbędnym w trakcie takich czynności, jak przeprowadzana corocznie inwentaryzacja czy sporządzenie bilansu, obejmującego wartości środków trwałych. Jest podstawowym dokumentem, zawsze sprawdzanym, gdy spółka podlega badaniu przez biegłych. Do księgi inwentarzowej wprowadza się wszystkie zdarzenia, jakie wiążą się ze środkami trwałymi firmy.
Trzeba pamiętać, że księga inwentarzowa nie jest tym samym, co ewidencja środków trwałych, jaką zapisuje się na kontach w programie księgowym. Dane związane z posiadanymi przez firmę środkami trwałymi wpisuje się w obu tych miejscach i powinny stanowić swoje uzupełnienie. Dawniej księga inwentarzowa prowadzona była przez przedsiębiorców w formie papierowej, a ewidencjonowanie środków trwałych było czasochłonne i wiązało się z ryzykiem pomyłek. Teraz w zasadzie wszystkie firmy stawiają na mniej lub bardziej zaawansowane rozwiązania informatyczne.
Jakie elementy zawiera księga inwentarzowa?
Księga inwentarzowa musi mieć określone rubryki lub funkcje, by była zgodna z aktualnymi przepisami. Obowiązkowo muszą być w niej takie elementy jak data nabycia środka trwałego, data jego przyjęcia do używania, liczba porządkowa, określenie, o jaki środek trwały bądź wartość prawną lub niematerialną chodzi, jaka jest stawka amortyzacyjna. Ze względu na to, że środki trwałe nie tylko się nabywa, ale z różnych powodów ulegają likwidacji, powinno być miejsce, w którym wskazuje się przyczynę. Poza tak standardowymi opcjami w przypadku specjalistycznego oprogramowania może być wiele funkcji dodatkowych, które usprawnią pracę i pozwolą na jeszcze lepszą organizację.
Jak wypełniać?
Każda księga inwentarzowa musi być czytelna. Powinniśmy w porządku chronologicznym wpisywać wszystkie środki trwałe, jakie trafiają do firmy. Ważne, że zarówno środki trwałe, jak i wartości niematerialne i prawne, należy wpisać najpóźniej w tym miesiącu, w którym przyjęto je do użytkowania. Mają one swoje numery, a kiedy będziemy je likwidować lub sprzedawać, są wykreślane. Warto także uzupełniać tabelę amortyzacyjną.
Postaw na oprogramowanie
Prowadzenie tradycyjnej, papierowej księgi inwentarzowej zajmuje mnóstwo czasu. Nieraz trudno znaleźć poszczególne środki trwałe i inne ważne informacje. Znacznie prostszym i bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest inwestycja w dobry program, taki jak enova365 Księga Inwentarzowa. Pozwala zautomatyzować wszystkie operacje związane z środkami trwałymi, umożliwia sprawne wyszukanie konkretnego przedmiotu i analizę tego, co się z nim wiąże.
Oprogramowanie posiada wszystkie funkcje, jakie obowiązkowo w księdze inwentarzowej muszą się znaleźć, ale jest też sporo takich, które wpływają na wygodę użytkowania i lepszą organizację. Standardowo mamy do dyspozycji ewidencję kartotek, rozdzielenie amortyzacji na jednorazową, liniową i degresywną, rozróżnienie na amortyzację bilansową i podatkową, czy automatyczne nadawanie numerów kolejnym przedmiotom. Jednocześnie możemy skorzystać z takich opcji jak na przykład podzielnik kosztów źródeł finansowania środka trwałego albo łączenie środków trwałych w zestawy.