Niezależnie od charakteru przedsiębiorstwa – każde z nich generuje ogromną ilość dokumentów. Dokumentacja nie musi być jedynie w formie papierowych kartek – od lat przecież korzystamy z elektronicznych nośników cyfrowych. Wszelkie płyty CD oraz DVD, dyski zewnętrzne USB, dyski twarde służbowych komputerów oraz karty pamięci oraz telefony komórkowe – wszystkie te urządzenia gromadzą dane, które z upływem czasu przestają już nam być potrzebne. Regulacje prawne też wielokrotnie nakazują usunięcie konkretnych dokumentów bądź danych po upływie okresu ich wykorzystywania.
Jak więc trwale pozbyć się dokumentów by mieć pewność, że zostało to zrobione bezpiecznie? Tutaj z pomocą przychodzą nam firmy, które oferują profesjonalne usługi związane z niszczeniem oraz utylizacją dokumentów. Świadczą one kompleksową usługę zawierającą odbiór dokumentów z miejsca ich dotychczasowego przechowywania, bezpieczny transport w miejsce niszczenia, niszczenie (które jest dokumentowane) oraz recykling materiałów, które się do tego nadają.
Brzmi świetnie, jednak pewnie wiele osób zastanawia się, jak sprawić, by usługa profesjonalnego niszczenia dokumentów nie była kosztowna dla firmy. Jak wiadomo – na kwestiach związanych z bezpieczeństwem firmy nie powinno się oszczędzać, jednak jest pewien sposób, by te wydatki znacznie ograniczyć.
Odpowiednie przygotowanie dokumentów
Przedsiębiorstwa, które zawodowo zajmują się profesjonalnym niszczeniem oraz utylizacją dokumentów – zarówno tych papierowych, jak i innego typu – zazwyczaj nie wymagają, by dokumenty te były przygotowane w szczególny sposób. Dobra firma niszcząca dokumenty odbierze je w każdej formie oraz ilości. W naszym interesie natomiast jest to, żeby jednak poczynić starania o oszczędności już na etapie przygotowywania materiałów, które chcemy zniszczyć.
Wstępne dokładne segregowanie dokumentów przeznaczonych do zniszczenia będzie dla nas bardzo pomocne nie tylko w kwestii kosztów. To działanie pomoże nam wyeliminować ryzyko, że nastąpi tzw. ludzka pomyłka i jakiś potrzebny nam dokument zawieruszy się i w efekcie – zostanie zniszczony. Niedopatrzenie na tym etapie może spowodować konsekwencje związane z niezadowoleniem klientów i utratą ich zaufania – a co za tym idzie – stratami finansowymi.
Odpowiednie przygotowanie dokumentów przeznaczonych do zniszczenia niesie za sobą jeszcze jedną, bardzo ważną zaletę. Warto bowiem wiedzieć, że cena usługi profesjonalnego zniszczenia dokumentacji zależy w dużej mierze od ich objętości, a dokładniej mówiąc – liczby wypełnionych kontenerów. W kontenery – zazwyczaj o pojemności około 240 litrów – pakuje się dokumenty, które mają być przewiezione do niszczarni.
Co w związku z tym? W naszym interesie powinno być nie tylko posegregowanie dokumentów w poszukiwaniu czegoś, co jednak nam się przyda – warto też oddzielić dokumenty od wszelkich opakowań, których nie musimy koniecznie niszczyć. Wszelkie teczki, segregatory, koszulki – te przedmioty możemy z powodzeniem używać w dalszym ciągu, rzadko kiedy same w sobie zawierają jakieś ważne informacje. Zazwyczaj wystarczy tylko odkleić etykietkę. Jest to o tyle istotne, że – dla przykładu – jeden kontener, o którym wspomniano wcześniej, pomieści 35 segregatorów, natomiast aż dwa razy tyle samej ich papierowej zawartości. Wobec tego pakując wszystko w segregatory – przy ilości 70 – zapłacimy dwa razy więcej niż w przypadku, gdybyśmy wyjęli dokumenty i przekazali do zniszczenia luźne kartki.
Co więcej, cena jednostkowa kontenera zazwyczaj maleje wraz z wzrostem liczby kontenerów z dokumentami przekazanych do utylizacji. Oznacza to, że warto gromadzić materiały i przekazywać je do zniszczenia jednorazowo w większej ilości, aby obniżyć koszty usługi zniszczenia.
Obniżenie kosztów zniszczenia dokumentów to nie tylko segregacja
Gromadzenie dokumentów przeznaczonych do niszczenia może być problematyczne w przypadku firm dysponujących ograniczoną powierzchnią. Firmy oferujące usługę niszczenia dokumentów wychodzą naprzeciw potrzebom takich zakładów oferując szafki przeznaczone na gromadzenie dokumentów do zniszczenia wraz z usługą systematycznego ich opróżniania. Usługa ta także jest elastyczna i może być dostosowana do indywidualnych potrzeb klienta. W ramach umowy można uzgodnić, że firma utylizująca materiały będzie opróżniać szafkę w momencie kiedy ta zapełni się. W tym wypadku wystarczy telefon i uzgodnienie terminu jednorazowego odbioru. Istnieje także możliwość zawarcia umowy abonamentowej na regularne opróżnianie szafki z dokumentów w okresach dostosowanych do potrzeb firmy – co 2, 3 czy 4 tygodnie. I taka umowa jest najkorzystniejsza dla klienta.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów