E-podpisywanie to sposób na rozwiązanie problemów związanych z obiegiem dokumentacji wewnątrz firmy i poza nią. Pozwala skrócić czas zawierania umów na odległość, ale też dużo sprawniej zarządzać dokumentami. A do tego generuje spore oszczędności. Sprawdź, co jeszcze możesz zyskać, decydując się na podpis elektroniczny.
Podpis online – zasady działania
Podpis elektroniczny to podpis, który osoba fizyczna może złożyć na dowolnym dokumencie w formie cyfrowej. E-podpisywanie może obywać się na dwa sposoby: z pomocą dedykowanego serwisu online lub tabletu z warstwą biometryczną, tj. urządzenia, na którym możemy złożyć podpis odręcznie. Co ważne, tak podpisane dokumenty w świetle prawa mają identyczną wartość, co tradycyjne dokumenty papierowe.
Co zrobić, by uzyskać podpis elektroniczny?
Na początku musimy zdać sobie sprawę z tego, że e-podpis nie jest tym samym, co podpis zaufany. Tym ostatnim posługiwać możemy się wyłącznie w kontaktach z podmiotami administracji publicznej. Nie ma on natomiast zastosowania w kontaktach biznesowych. Stąd też podpis elektroniczny jest rozwiązaniem znacznie bardziej uniwersalnym. Pozwala bowiem podpisywać różnego rodzaju dokumenty: od faktur i zamówień po umowy. Jak uzyskać podpis cyfrowy? Wystarczy skorzystać z oferty dowolnej firmy działającej na polskim rynku, umożliwiającej dostęp do platformy za pośrednictwem której możemy sygnować dokumenty online.
Wszystkie zalety e-podpisu
Oszczędność czasu i pieniędzy
Już sama opcja, jaką jest e-podpisywanie, wiąże się ze sporą oszczędnością czasu, która jednocześnie generuje oszczędności w budżecie firmy. Dokumentacja gromadzona jest w postaci cyfrowej, dlatego nie ma potrzeby jej drukowania i przechowywania w formie papierowej. Do platformy możemy zalogować się w każdej chwili, z dowolnego miejsca. Niesie to za sobą pełen dostęp do dokumentów, niezależnie od tego, czy znajdujemy się w siedzibie firmy, czy poza nią. Co więcej, odnalezienie potrzebnego nam dokumentu jest o wiele szybsze i znacznie łatwiejsze, podobnie jak jego podpisanie i przesłanie.
W równie krótkim czasie możemy przekazywać podpisane umowy naszym partnerom biznesowym, którzy otrzymują je w formie pliku PFD i także mogą sygnować je e-podpisem. Niezależnie więc od tego, jak duży dzieli nas dystans, wymiana umów staje się błyskawiczna, a do tego nie wymaga udziału pośredników: naszych pracowników, kuriera czy poczty. Pomyśl, ile czasu możesz zaoszczędzić, zawierając w ten sposób umowy wymagające złożenia kilku podpisów.
Komfort i bezpieczeństwo
Podpis cyfrowy zyskał miano najbezpieczniejszej metody sygnowania dokumentów. Uważa się, że jest on bezpieczniejszy nawet od podpisu składanego na papierze. Dzieje się tak dlatego, że cały dokument elektroniczny wraz z e-podpisem i widocznymi na nim danymi jest szyfrowany i zabezpieczany certyfikatem cyfrowym.
W duchu ekologii
Rezygnacja z dokumentacji w formie papierowej to także zysk w punktu widzenia środowiska naturalnego. W Polsce wciąż marnuje się ogromne ilości papieru, dlatego dbając o naturę, powinniśmy ograniczać jego zużycie. Mówi o tym rozpowszechniający się wśród odpowiedzialnych przedsiębiorców trend paperless.