Biurokracja i formalizacja rozrosły się na szczeblach administracyjnych, więc nikogo nie dziwi fakt, że w obecnych czasach każda firma produkuje tony dokumentów. Prowadząc jakąkolwiek działalność gospodarczą, w której zatrudniamy pracowników, nie ustrzeżemy się tego procesu. Nie dość, że będziemy wytwarzać pewne rodzaje dokumentacji, to jeszcze będziemy musieli ją przechowywać w odpowiedni sposób, i przez ściśle określony czas. Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji niejednokrotnie stanowi dowód na wywiązywanie się przez pracodawcę, czy przedsiębiorstwo z powierzonych zadań. Jednak przez jaki okres jesteśmy zmuszeni do przechowywania wytwarzanej dokumentacji?
Wszystko zależy od rodzaju dokumentacji. Czas przechowywania poszczególnych typów dokumentacji,ściśle regulują ustawy, dlatego warto wiedzieć, kiedy możemy pozbywać się zbędnych dokumentów pracowniczych czy księgowych. Po dokonaniu selekcji możemy przejść do niszczenia. Tutaj warto przeanalizować własne siły. Jeśli dawno nie porządkowaliśmy archiwów, a ilość oraz forma dokumentacji (np. dyski twarde, pamięć USB) wykracza poza możliwość samodzielnego niszczenia, warto rozejrzeć się za profesjonalną firmą, która zrobi to za nas.
Przechowywanie dokumentacji księgowej
Ustawa o rachunkowości reguluje wszelkie kwestie dotyczące dokumentów finansowych, w tym także te związane z ich przechowywaniem i niszczeniem. W tym przypadku nie ma ingerencji w sposób archiwizacji ksiąg i dokumentacji rozliczeniowej, z tym zastrzeżeniem, że dokumentacja ta powinna być: przechowywana w oryginalnej postaci, chroniona przez uszkodzeniem oraz archiwizowana w taki sposób, aby umożliwić szybkie odszukanie niezbędnych informacji, np. na wypadek kontroli z urzędu skarbowego.
Przyjrzyjmy się okresom przechowywania poszczególnych typów dokumentacji księgowej:
- Księgi rachunkowe – 5 lat
- Karty dotyczące wynagrodzeń pracowników – co najmniej 5 lat;
- Dokumenty związane z reklamacjami i rękojmią – minimum 1 rok od rozliczenia reklamacji albo upływu rękojmi
- Faktury VAT (przechowywanie dokumentacji podatkowej jest obowiązkiem każdego podatnika w celu rozliczania podatku) – minimum 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym należało zapłacić podatek
Przechowywanie dokumentacji kadrowej i płacowej
Zasady należytej archiwizacji dokumentów obowiązują wszędzie, gdzie zatrudnia się pracowników. Podstawą do przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych naszych pracowników jest kodeks pracy. W sytuacji, kiedy po stronie pracodawcy zostaną stwierdzone jakieś zaniedbania w tym zakresie, postępowanie może zakończyć się karą grzywny do 30 tys. złotych, a w przypadku, kiedy ucierpi na tym pracownik, również nakazem wypłacenia odszkodowania. Aby uniknąć takich sytuacji, dokumenty powinny być archiwizowane w sposób niezagrażający ich uszkodzeniom lub zniszczeniu przed upływem okresu przechowywania.
W zakresie dokumentacji kadrowo-płacowej okresy przechowywania przedstawiają się następująco:
- Listy płac i wynagrodzeń decydujące o świadczeniach emerytalnych i rentowych – 50 lat lub od 2019 roku 10 lat dla pracowników zatrudnionych od nowego roku
- Akta osobowe, karty personalne, wykazy imienne – 50 lat lub od 2019 roku 10 lat dla pracowników zatrudnionych od nowego roku
- Regulaminy pracy i siatki płac, dochodów i stawek – 25 lat
- Dokumentacja wypadków inwalidzkich – 25 lat
- Pisma o przyznanych nagrodach – 10 lat
- Listy obecności i druki urlopowe – 2 lata
Przechowywanie dokumentacji medycznej
Wszystkie podmioty opieki zdrowotnej, a także apteki są zobowiązane do bezpiecznego przechowywania dokumentów związanych ze stanem zdrowia pacjentów. Obecnie trwają prace zmierzające do całkowitego zastąpienia tradycyjnej (papierowej) dokumentacji medycznej elektroniczną. Termin ten się odwleka, początkowo przyjęto 2018 rok – obecnie mówi się o dacie 1 stycznia 2019 roku, z zastrzeżeniem stopniowego wprowadzania wersji elektronicznej dla poszczególnych typów dokumentów.
W przypadku dokumentacji medycznej czas przechowywania wygląda następująco:
- Kartoteki, historie choroby, wyniki badań – 20 lat, od końca roku kalendarzowego, w którym dokonaniu ostatniego wpisu do karty pacjenta. Jednocześnie okres przechowywania dokumentów jest przedłużony do 30 lat w przypadku zgonu na skutek obrażeń ciała lub zatrucia
- Dokumenty medyczne dziecka poniżej 2-go roku życia – 22 lata
- Zalecenia lekarskie, skierowania na badania – 5 lat
Źródło: http://niszczeniedokumentow.eu/